秘書公文處理的順序

秘書公文處理的順序

　　公文傳收是秘書工作的日常事務性內(nèi)容之一，如何提高公文傳收的效率和效果，是秘書工作中必須認真思考的問題。秘書公文處理的順序是怎樣的？

　　一、先“急件”后“平件”

　　一般說來，領導每天都會在相對集中的一段時間批閱文件，另外領導在批閱文件的過程中可能會被一些電話、會見、會議所打斷，把“急件”放置在最上方，可以較好地提示領導，使得“急件”及時得到領導處理。“急件”有很多種，與單位內(nèi)部某階段重點工作有關(guān)的文件是“急件”，上級有關(guān)部門臨時召開的緊急會議的通知是“急件”。或者雖然本來是“平件”，但由于種種原因離文件所述活動或工作的開始時間臨近的也是“急件”。對于這一類公文，秘書應當在第一時間送呈領導。

　　二、先“閱示件”后“閱知件”

　　文件按照呈送領導的目的不同可以分為“閱示件”和“閱知件”。相對而言，領導對于“閱示件”需要花費更多的時間或精力來了解事件的前因后果、來龍去脈。如《 部門關(guān)于申請增加編制和經(jīng)費的請示》一文，就需要領導掌握 部門現(xiàn)有編制和經(jīng)費情況、申請增加編制和經(jīng)費的原因、需要增加編制和經(jīng)費的數(shù)量等情況，以便作出批示，應讓領導首先批閱這類“閱示件”。而對于“閱知件”，如《關(guān)于 擔任 大學校長的函》，對于這類公文，領導只是知曉這一情況即可，一般無需作出決策或指示。對這類公文可以放在相對靠后的位置。

　　三、先“熱點件”后“一般件”

　　每個組織或單位在不同時期都有不同的工作重點，相關(guān)的領導也會在某一時期更多地關(guān)注有關(guān)文件。如本科教學工作水平評估，這是每個高校都高度重視的工作。“迎評”期間，與此有關(guān)的文件都應該是領導關(guān)注的“熱點件”，這類文件的排序應當靠前。當然，所謂“熱點”都有一定的時效性，有些事件在某一時間段是“熱點”，在別的時間段就不一定是“熱點”了，這就要求秘書工作人員要關(guān)注國家的大政方針和時事熱點，關(guān)注本行業(yè)、本領域的改革發(fā)展，對本單位的工作特別是與自身工作密切相關(guān)的領域要了然于胸，努力提高把握“熱點”的能力。

　　四、先“分管件”后“相關(guān)件”

　　這一點對于服務副職領導的秘書尤其適用。一個組織或單位的副職領導都在明確分工的基礎上分管有關(guān)工作。一般說來，他們更多地關(guān)注各自分管領域的工作，對于有關(guān)的文件也應當作出明確的指示，這就要求秘書把這類文件排在相對靠前的位置。而對于并非分管工作而只是相關(guān)工作的文件，相對而言就不如前一類“分管件”那么“重要”了。比方說，《校團委關(guān)于舉辦 活動的請示》，對于主管團委和學生會工作的校領導來說，這是他分管的工作，該文件屬于“主管件”；而舉辦這個活動涉及到場地使用問題，對于主管資產(chǎn)或產(chǎn)業(yè)的校領導來說，這是與其分管工作相關(guān)的領域，該文件屬于“相關(guān)件”。明白了這一點，文件如何排序也就一目了然了。

　　拓展知識：公文的處理包含哪幾個環(huán)節(jié)

　　公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

　　公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。

　　公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。公文用紙幅面采用國際標準A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實際需要確定。

　　公文起草應當做到：

　　（一）符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準確體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

　　（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

　　（三）內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確，文字精練。

　　（四）文種正確，格式規(guī)范。

　　（五）深入調(diào)查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

　　（六）公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達成一致。

　　（七）機關(guān)負責人應當主持、指導重要公文起草工作。

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