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單證員知識輔導：制單結匯
貨物裝運后，出口企業應立即按照信用證的規定，正確繕制各種單據(有的單據和憑證在貨物裝運前就應準備好)，并在信用證規定的交單期內和信用證的有效期內，將各種單據和必要的憑證送交指定的銀行辦理要求付款，承兌或議付手續，并向銀行進行結匯，下面分享單證員知識輔導：制單結匯，歡迎閱讀！
(1)對出口單據的基本要求
現代國際貿易絕大部分采用憑單交貨、憑單付款方式。因此，在出口業務中做好單據工作，對及時安全收匯，有特別重要的意義。在信用業務中，由于銀行只憑信用證，不管買賣合同，只憑單據，不管貨物，對單據的要求就更為嚴格。
對于出口單據，必須符合“正確、完整、及時、簡明、整潔”的要求。
A.正確。制作的單據必須正確，才能保證安全和及時收匯。在信用證方式下，單據的正確性集中體現在“單證一致”和“單單一致”，即單據應與信用證條款的規定相一致，單據與單據之間應彼此一致。此外，還應該注意單據的描述與實際裝運的貨物相一致，這樣，單據才能真正地代表貨物。
B。完整。單據的完整是指信用證規定的各項單據必須齊全，不能短缺，單據的種類、每種單據的份數和單據本身的必要項目內容都必須完整。
C.及時。制作單據必須及時，并應在信用證規定的有效期內和/或UCP500規定的交單期限內將各項單據送交指定的銀行辦理議付、付款或承兌手續。如有可能，最好在貨物裝運前，先將有關單據送交銀行預先審核，以便有較充裕的時間來檢查單據，提早發現其中的差錯并進行改正。或者，在必要時，也可及時與進口商聯系修改信用證，避免裝運出口后因單證不符而被拒付。
D.簡明。單據內容應按信用證和UCP500的規定以及該慣例所反映的國際標準銀行實務填寫，力求簡單明了，切勿加列不必要的內容，以免弄巧成拙。
E.整潔。單據的布局要美觀、大方，繕寫或打印的字跡要清楚，單據表面要潔凈，更改的地方要加蓋校對章。有些單據例如提單、匯票以及一些重要單據的主要項目，如金額、件數、數量、重量等，不宜更改。
(2)常用的出口單據
出口單據的種類很多，究竟需提交哪些單據，其內容、份數和制作方法如何，應按照不同交易的買賣合同與信用證的規定。在以信用證方式結算貨款的交易中，提交的單據則必須與信用證條款的規定嚴格相符。茲將在履行CIF出口合同、使用班輪運輸情況下，常用的出口單據的用途及其制作要點作扼要說明如下：
A.匯票
在出口交易中，貨款結算通常使用隨附單據的“跟單匯票”。關于匯票內容和使用，在本書第三部分中將會作介紹，以下主要闡述繕制匯票應注意的幾個問題。
出票條款。又稱出票根據，在信用證業務中，一般包含三個內容：開證行名稱、信用證號碼和開證日期。上述三個內容應分別填人匯票相應的項目：例如：“憑”(drawn under)項下應填開證行名稱和信用證號碼(L/CNo.);“日期”(date)一欄應填開證日期。
匯票金額和幣制。在填制匯票金額和幣制時，應注意以下幾點：第一，除非信用證另有規定，匯票金額應與發票金額一致。第二，如信用證規定匯票金額為發票金額的百分之幾，例如98%，那么發票金額應為100%，匯票余額為98%，其差額2%一般為應付的傭金。這種做法通常適用于中間商代開信用證的場合。第三，如信用證規定部分信用證付款，部分托收，應分做兩套匯票：信用證下支款的匯票按信用證允許的金額填制，其余部分為托收項下匯票的金額，兩者之和等于發票金額。第四，匯票上的金額大小寫與幣制的大小寫必須一致，匯票不得涂改，不允許更改后加蓋校對章。
付款人。又稱受票人，在信用證方式下，應按照信用證的規定，以開證行或其指定的付款行為付款人。倘若信用證未指定付款人，應填寫開證行，付款人名稱必須繕寫完整。按UCPS00第9條aiv與biv規定：“信用證不應憑以申請人為付款人的匯票支付。但如信用證要求申請人為付款人的匯票，銀行將視此種匯票為一項額外的單據。”據此，如信用證要求以申請人為付款人的匯票，仍應照辦，但這只能作為一種額外的單據。在托收方式下使用的匯票，其匯票的付款人一般為國外進口商。為便于代收行收款，制作時必須填寫完整的地址。
匯票的受款人。又稱收款人或匯票抬頭人，匯票的受款人應為銀行。在信用證方式下，匯票的受款人通常為議付行或出口商的往來銀行，在托收方式下，匯票的受款人應為托收行。在我出口業務中，無論以信用證方式還是以托收方式結算，對外簽發的匯票均應作成指示抬頭，例如“付中國銀行或其指定人”(payt。the order of Bank of China)。
匯票的出票人。匯票的出票人通常為信用證的受益人，在可轉讓信用證情況下，也有可能為信用證的第二受益人。在托收方式下，一般為買賣合同的出口人。出票人應署企業全稱和負責人的簽字或蓋章。
外貿制單結匯指南
結匯單證的種類
外貿業務中，結匯單證是至關重要的一環，它們分為自制單據、官方單據和協作單據。單證員需根據合同和信用證的要求，精心準備各類單證，以滿足結匯工作的需求。
在準備結匯所需的單證時，我們要確保各項單據的完整性和準確性。
單據的日期關系
在制作單證時，我們必須嚴格遵循國際慣例和合同要求，確保各種單據的日期關系的邏輯清晰。通常，提單日期是確定其他單據日期的關鍵。以下是一些關鍵單據的日期要求：
發票日期應位于各類單據之首。
提單日期不得超出信用證規定的裝運期，同時也不得早于信用證的最早裝運期。
保單簽發日期應早于或等于提單日期，但不得早于發票日期。
裝箱單日期應不晚于發票日期，且必須在提單日期之前。
原產地證書和商檢證的日期則需在發票和提單日期之間。
裝船通知和船公司證明的日期也需符合相關要求。
制作單證的總體要求
在制作單證時，我們應遵循“嚴格符合”原則，確保所有單證與信用證中的要求保持一致。這包括單證一致和單單一致兩個方面的要求。通過精細的制作和審核，我們能夠為客戶提供高效、準確的結匯服務。單貨一致也至關重要，這意味著單據上的內容必須與實際貨物的實際情況相符合。在信用證付款方式下，雖然付款是憑單進行的，但信用證是基于合同開立的。如果單證之間存在不一致，就可能導致所交貨物與合同規定不符，從而引發違約責任。
具體制作與審單
單證員在制作各種單證時，應確保及時性、簡潔明了和有序性。在審單過程中，單證員需要遵循一定的順序和流程。首先，將審單記錄表置于桌面右側，單據置于中間，并按照特定的順序排列，如：匯票、商業發票、包裝單等，保險單置于倒數第二位，提單置于最后。然后，將信用證置于桌面左側以供對照。
在橫審時，單證員應仔細核對信用證及其修改條款與相關單據的一致性。同時，需要逐一核對每種單據與信用證和合同的一致性，并在審單記錄表上記錄任何不符點。對于需要改正的不符點，應立即進行修正，并在記錄上標注改正情況。
完成橫審后，單證員應進行縱審，即以發票為中心，與其他單據逐一核對。此外，還需對提單與保險單進行特別核對。經過橫審和縱審后，若未發現不符點或所有不符點均已改正，即可確定單據全部相符。
交單與結匯方式
交單是指出口商將已核無誤的單據提交給銀行的行為。其基本要求是單據的正確性、完整性和提交的及時性。交單方式主要有兩種：一種是兩次交單，即在運輸單據簽發前先預審其他單據，待貨物裝運后提交全套單據；另一種是一次交單，即全套單據齊備后一次性提交銀行。
由于貨物已經發運，若銀行審單時發現不符點并要求退單修改，可能會耽誤時間，導致逾期，進而影響收匯安全。因此，出口企業應與銀行緊密合作，采用兩次交單流程，以加快收匯速度。
結匯方式包括收妥結匯、定期結匯和出口押匯。收妥結匯，又被稱為收安付款，是一種常見的結算方式。在這種方式下，議付行在收到外貿企業提交的出口單據后，會進行仔細審查。若單據無誤，議付行會將單據寄送給國外的付款行進行索匯。一旦付款行將款項匯至議付行，議付行會按照當日的匯率將款項結算成人民幣，并支付給受益人。
定期結匯是一種由銀行主動結算外匯給出口企業的方式。銀行在收到出口企業提交的出口單證后，會進行審核，確認與信用證相關條款一致。在經過合理的工作日等待期后，銀行會在約定的給匯時間到期時，主動將外匯結算成人民幣并支付給出口企業。
出口押匯是指銀行根據出口商的申請，審核其提交的全套單據，并按匯票或發票面值，扣除相關利息后，將貨款預先支付給出口商。隨后，銀行將單據寄給開證行進行索匯。若開證行拒付，銀行有權向出口商追討已墊付的貨款。
單證存檔與保管
出口單證作為外貿業務的關鍵憑證，在交單結匯后應妥善歸檔。盡管外貿合同履行完畢，但因各種原因，這些單據可能在未來仍需查閱，如保險事故、進口商的品質或數量異議及索賠等。因此，外貿企業應保留每筆業務的全套單據副本，以備不時之需。鑒于與貿易有關的訴訟時效為貨到后兩年，單據的保存期通常設定為2至3年，以確保萬無一失。
制單結匯注意事項
1.在制作出口單證之時，一定要注意仔細查閱各項目，千萬不要盲目去套用格式。
2.一定要按照信用證條款和合同相關規定，全面、認真地審核出口單證，不要出現遺漏。
3.在審核單據之時若查出什么問題，應及時標出，且進行修改和確認。
4.只有出現出口單證不符合信用證規定，而產品質量沒問題或不符才可以通知客人接受信用證不符點，且告知開證銀行接受處理。
5.要在信用證規定期限內和信用證交單期內辦理交單。
6.信用證交單之時要做到與密切配合，建議采用兩次交單方式，提升出口收匯速度。
7.在信用證交單結匯以后一定要把一套齊全的出口單證副本歸檔保存，保存期通常在兩到三年左右。
8.出口單證全部數據應錄入電腦，并且另存為電子備份。
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