文件管理制度

時間：2024-11-10 12:27:35 制度我要投稿

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文件管理制度15篇[熱門]

　　在社會一步步向前發展的今天，越來越多地方需要用到制度，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。制度到底怎么擬定才合適呢？下面是小編為大家整理的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。

文件管理制度15篇[熱門]

文件管理制度1

　　1. 制定詳細的操作指南：提供清晰、易懂的文件管理流程圖和操作手冊，確保員工能正確執行。

　　2. 培訓與教育：定期進行信息安全培訓，提升員工的保密意識和技能。

　　3. 技術支持：引入先進的文件管理系統，自動化處理文件的分類、存儲、訪問等任務，減少人為錯誤。

　　4. 監督與審計：設置專職的`文件管理員，定期進行文件管理審計，確保制度的執行。

　　5. 持續改進：根據業務變化和技術發展，定期評估并更新文件管理制度，保持其適應性和有效性。

　　在實施過程中，必須強調制度的嚴肅性和必要性，讓每位員工明白，機要文件的妥善管理不僅是他們的職責，更是保障公司生存和發展的基石。通過全員參與和持續努力，我們有信心構建一個高效、安全的機要文件管理體系。

文件管理制度2

　　1目的

　　為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的體例格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

　　2適用范圍

　　適用于公司及各部門文件和外來文件的管理。

　　3職責

　　3.1公司總經辦是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及本制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對本制度執行的指導及監督。

　　3.2總經辦負責公司質量管理體系、管理制度、行政性文件、法律法規文件、政府相關外來文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.3各部門產生的內部使用的文件有部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

　　3.4文件編制、審批、發布的權責

　　3.4.1總經辦負責組織制定公司行政管理、人力資源管理及其他基礎性管理制度及行政性發文（通知、通告）等文件。

　　3.4.2財務部負責制定公司財務管理制度文件。

　　3.4.3客服部負責制定公司客服管理制度文件。

　　3.4.4生產部負責制定公司生產管理制度文件。

　　3.4.5質檢部負責組織制定公司質量體系文件、產品認證文件，并負責制定質量管理制度、產品質量檢驗規程、檢驗作業指導書等文件。

　　3.4.6設計部負責制定公司公司技術管理規范、產品技術標準、產品設計開發輸出文件（設計圖樣、產品BOM、檢驗標準、規范測試）等文件。

　　3.4.7工廠負責制定產品BOM、產品工藝文件、操作規程、生產作業指導書等文件（由打樣工廠負責）。

　　3.4.8公司及各部門文件制定由部門負責人或指定人員編制，公司副總或部門負責人審核，總經理批準。

　　3.4.9公司及各部門文件分發布前，應向總經辦提交電子/紙張文件審核備案，并獲得文件號。

　　3.5質量體系文件的編制、審核、批準、發布，依《質量手冊》和《文件控制程序》的規定執行。

　　4.定義

　　4.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

　　4.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持最新有效版本的文件，

　　4.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。

　　4.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件。(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等）

　　5.工作程序

　　5.1文件的分類

　　5.1.1文件屬性分類

　　（1）質量體系文件：質量方針、質量目標、質量手冊、質量體系程序文件、質量計劃及質量體系運行過程中形成的文件。

　　（2）行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、傳真等。

　　（3）管理性文件：公司管理規章制度、工作流程、規范/規定等，如人力資源管理制度、行政管理制度、產品設計開發流程等。

　　（4）技術性文件：產品標準、設計圖樣、工藝文件、操作規程、檢驗規程等。

　　（5）外來文件：國家有關法律、法規、國家/行業標準、供應商/客戶提供文件、設備文檔等。

　　5.1.2文件階層分類

　　（1)一階文件：公司章程、公司經營規劃/計劃、質量手冊。

　　（2)二階文件：公司經營管理活動開展所有過程控制的程序文件。

　　（3)三階文件：管理制度、規范/規定、設計文件、技術規程、作業指導書、外來文件等。

　　（4)四階文件：各記錄表單、報表等。

　　5.1.3文件密級分類

　　（1）絕密文件：直接涉及到公司經營決策并影響公司權益的核心文件，如公司經營方針、戰略與重大經營舉措；公司內部重大改革、重大研發項目資料；產品原理圖、總圖、源代碼及關鍵技術資料；公司財務總體狀況資料。

　　（2）機密文件：

　　a、公司尚未付諸實施的中長期經營規劃、經營/產品項目、經營決策及經營能力配置。

　　b、各階段的營銷政策及商務、服務策略。

　　c、公司內部掌握的合同書、協議書、意向書、招標文件及可行性報告、重要會議記錄。

　　d、公司財務預、決算報告及內部經營指標、各類經營情況分析。

　　e、研發輸出的產品標準、產品零部件圖紙、編譯后程序、技術論文、產品成本核算資料。

　　f、公司計算機網絡資料及所涉及公司經營管理的重要資料。

　　（3）秘密文件

　　a、公司所掌握的`尚未進入市場或尚未公布的各類信息統計數據。

　　b、公司員工人事檔案、人員統計資料及統計報表、薪資標準、調薪計劃、工資/勞務收入等有關資料。

　　c、公司機構設置和人員編制情況、尚未公開的人事安排、職務任免、人事考核、任用、調動、獎懲信息。

　　d、供應商檔案、采購合同/價格協議、商務談判記錄等。

　　e、客戶檔案、銷售合同/價格協議、商品需求及報價信息、商務談判記錄。

　　f、產品材料明細表、技術規范、經驗規程、各類工藝文件。

　　g、各類印章（含印模）和重要證件。

　　（4）無密級文件：公司公開發布的管理制度、工作流程、產品說明書、通知/通告、一般性決定和決議等。

　　5.1.4文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。

　　5.2文件標識與編號

　　5.2.1文件標識

　　（1）受控的質量體系、管理性文件，其封面和正文頁面均加蓋紅色“受控”文件專用印章（正本原稿除外），并標明分發號。

　　（2）正式發布的行政性文件，應加蓋紅色公司或部門印章。

　　（3）質量體系文件、管理性文件發布時，應在文件封面及正文頁腳處標明版本/修訂狀態標識。版本狀態用A、B、C順延表示；修訂狀態用0、1、2、3順延表示。

　　（4）技術類文件的受控標識及版本/修訂狀態標識，依《技術文件管理制度》的相關規定執行。

　　（5）有保密要求的文件在文件封面和正文頁右上角加蓋“絕密”、“機密”或“秘密”標識。

　　（6）無紅色印章標識的文件不得在公司內作為正式的工作依據使用，一經發現，予以沒收并按作廢文件的規定進行處置。

　　（7）失效或作廢文件需要留作參考時，文件持有人應到原發文部門辦理作廢登記，并在文件上加蓋紅色“作廢”印章和藍色“參考”印章。

　　5.2.2文件編號規則

文件管理制度3

　　1. 制定詳細的廁所清潔計劃，由專業保潔人員執行，并定期進行質量檢查。

　　2. 張貼清晰的使用指南，提醒員工遵守規定，對違規行為進行適度的.獎懲。

　　3. 設立緊急聯系人和快速反應小組，確保遇到問題時能迅速解決。

　　4. 定期盤點衛生用品，根據使用情況調整采購計劃，鼓勵員工節約使用。

　　5. 實行匿名評估機制，收集員工對廁所狀況的反饋，持續優化管理制度。

　　以上方案旨在建立一個高效、清潔、節約的廁所管理體系，通過全員參與和持續改進，共同打造一個優質的辦公環境。

文件管理制度4

　　傳染病管理制度的重要性不容忽視，它：

　　1. 保障患者安全：防止交叉感染，保護患者權益。

　　2. 保護醫護人員：降低醫護人員感染風險，確保醫療隊伍穩定。

　　3. 維護公共健康：有效控制傳染病傳播，減輕社會公共衛生負擔。

　　4. 提升醫院聲譽：顯示醫院專業能力和負責任的態度，增強公眾信任。

　　5. 法規遵守：符合國家相關法律法規，避免法律風險。

文件管理制度5

　　醫院文件管理制度的重要性在于：

　　1.保證醫療質量：準確、完整的文件記錄有助于醫療決策的'正確性和治療效果的評估。

　　2.遵守法規：符合醫療衛生法規的要求，避免因文件管理不當導致的法律風險。

　　3.提高效率：有序的文件管理能提高工作效率，減少查找和處理文件的時間。

　　4.保護患者隱私：通過嚴格的文件安全措施，保護患者的個人隱私和醫療信息不被濫用。

文件管理制度6

　　1.總則

　　1.1本工作制度依據工程承建合同文件、國家和行業行政規章制度以及工程建設管理文件有關規定制訂。

　　1.2.本制度適用于建設單位單位、監理單位(監理機構)及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。

　　1.3.工程文件分類及其組成。

　　1.3.1設計文件。指由設計單位通過建設單位提供，或由建設單位提供，或按承建合同規定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設計說明書、技術要求、技術標準以及其相應的設計修改通知，或按合同規定可由監理工程師簽署的變更批示等文件。

　　1.3.2施工文件。指承包商根據工程承建合同規定或根據監理文件要求必須報送監理單位的施工組織設計、施工技術措施、施工計劃、材料供應計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。

　　其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權簽發的施工文件屬于二級施工文件。

　　1.3.3監理文件。指監理工程師在建設單位授權和按工程承建合同規定開展監理工作所編制發布的文件，以及有關工程建設活動的批復、簡報、通報、通知、規定、簽證以及協調會議紀要等，所有反映工程承包與建設監理合同履行過程和建設監理過程的文件。

　　1.3.4建設單位指示。指經建設單位或建設單位有關部門依照工程承建合同和建設監理文件規定簽發、下達、批轉的與工程建設活動有關的紀要、簡報、通報、通知、規定、批復、批轉、以及與此有關的各種文圖、函件等。

　　1.4.具有合同效力的一切工程文件，均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知，并在二日內補發書面文件。

　　1.5.除非建設單位另有指示或工程承建合同文件另有規定，否則不符合文件傳遞程序的文件，可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責任，由責任方承擔。

　　2.設計文件管理

　　2.1建設單位提供用于工程實施的設計文件均為一式十八份，監理審核備查及監理工作留存二份，其中四份依照工程承建合同文件規定批轉承包商執行。

　　2.2設計文件應根據建設單位與設計單位簽訂的供圖計劃，按時提供給建設單位。監理公司于收到建設單位設計文件后七天內組織完成審核工作。對于需要修改的設計文件，提出修改意見，通過建設單位轉達回設計單位研究處理;審核合格圖紙，交承包商執行。

　　2.3承包商對收到的設計文件應進行仔細閱讀和檢查(包括核對所有的尺寸、高程和數量)，對發現的或在作業實施過程中發現設計文件中存在的缺陷或錯誤，應在3天內以書面通知監理單位，供監理工程師在施工前或該項作業實施前作出修改和補充，避免由此引起返工和造成損失。

　　2.4正式施工前設計文件必須經過會審。

　　2.5施工過程中，若地形、地質或其他自然條件發生了與設計文件不符的重大變化，承包商應及時書面通知監理單位，并提出處理或變更建議報監理工程師審批。

　　2.6施工期間，監理公司依據工程承建合同文件規定的建設單位授權所簽發的施工變更指示，承包商應予執行。

　　2.7除非合同文件另有規定，或監理文件另有要求，否則經監理批準的設計文件(包括監理公司簽發的施工變更指示)，在送達承包商6小時后生效。

　　2.8承包商可根據施工需要自行復制所需數量的設計文件，也可通過監理公司向建設單位申請追加提供圖紙份數，并為此支付其費用。

　　2.9由建設單位或監理公司所提供的'設計文件，承包商不得用于本合同項目范圍以外或轉給第三方。

　　3.施工文件管理

　　3.1承包商應依照工程承建合同規定和監理文件要求，報送或遞交工程活動全過程的施工文件。施工文件的報送期限、內容、格式和細節應符合建設單位和監理公司的要求。

　　3.2對于已經批準的施工文件，若因自然條件或施工條件發生重大變化，或必須對施工文件作實質性的變更，承包商仍應按上述要求及時提出書面文件重新報請建設單位或監理公司審批。

　　3.3合同文件規定由承包商負責設計的工程項目，承包商必須于開工十四天以前，一式四份報監理工程師審批。

　　3.4承包商(含二級單位)編制的施工文件均應一式四份遞交監理公司，并由監理公司資料員負責簽收。經建設單位審批的施工文件或其審簽意見單也由承包商指定的資料員向監理公司資料員領取。

　　3.5對于應報送審批并業已送達的施工文件，監理公司將在合同規定期限內完成審批工作，審批意見包括“照此執行”、“按意見修改后執行”、“修改后重新報送”或“已審閱”四種。返回承包商的施工文件審簽或批復意見若為“修改后重新報送”。承包商必須按有關規定和要求修改后重新報送，并承擔由此所造成施工延誤及經濟損失等的合同責任。

　　3.6施工文件的報送期限以監理公司或指定簽收人的簽收日期為準。該報送期限按合同文件規定執行。若合同文件未明確規定時，按有關監理實施細則或監理工作規程的要求執行。

　　3.7監理公司超過審批期限仍未完成對施工文件的審批，可認為該報審文件已經得到監理工程師同意。事后，監理仍有權對該報審文件提出異議和批復，承包商應予執行。

　　4.建設單位指示或向建設單位單位報送的文件

　　4.1除非建設單位中有指示或合同文件另有規定，否則承包商向建設單位報送的施工文件都必須主送監理公司，并經監理公司審核和轉達。

　　4.2除非建設單位另有指示或合同文件另有規定，否則建設單位關于工程項目施工的主要意見和決策，都將通過監理公司向承包商下達實施。

　　5.監理文件管理

　　5.1監理文件的送達時間以承包商授權部門與機構負責人或指定簽收人的簽收時間為準。

　　5.2承包商對收到的監理文件有異議，可于接到該監理文件的3天內或合同規定時限內，向監理公司提出確認或要求變更的申請。監理公司在7天內或合同規定時限內對承建單位提出的確認或變更要求作出書面回復，逾期未予回復表示監理公司對原指令予以確認。

　　5.3承包商如對監理文件或監理公司的確認意見有異議，可于該文件或確認意見送達后的3天內向建設單位單位申請復議，并承擔由此而產生的一切費用與損失。

　　5.4若承包商對監理文件(包括監理的確認意見)或建設單位的指示(包括其復議意見)有異議，應首先在總監理工程師的協調下，通過友好協商尋求全面解決。

　　若經協商仍未能取得一致意見，建設單位和承包商任何一方均可依據合同規定進行仲裁或提交法律程序，但應事先將此意向通報監理單位

　　5.5除非監理公司或建設單位復議指示或合同爭議評審組或通過仲裁程序對監理文件已作出撤消、變更或修改，否則在復議、評審或仲裁期間，原已送達的監理文件繼續有效。

　　6.工程文件傳遞與受理

　　6.1工程文件傳遞流程圖:

　　設計文件

　　設計單位

　　項目法人

　　項目法人指示

　　監理單位

　　監理文件

　　承包商

　　施工文件

　　主導流向

　　反饋流向

　　6.2屬緊急工程文件，必須在其左上角一個明顯位置加蓋“急件”章，受理方應在一個合理的短時間內作出處理。在非常情況下，還可以先通過電話或口頭傳遞文件內容要點，并在隨后的8小時內補送書面正式文件。

　　6.3為促進工程建設的順利進展和工程建設合同的切實履行，根據《工程建設監理合同》文件規定，建設單位應在14天(對于急件，應在一個更短的時間)內，就監理方書面提交并要求建設單位作出決定的事宜作出書面決定送達監理方。若超過期限監理方未收到建設單位的決定意見，可理解為建設單位對監理方的明確建議意見無異議，并將該建議意見視為建設單位的決定。

文件管理制度7

　　異動管理制度對于企業的穩定運營至關重要。

　　它確保了員工的職業發展路徑公正透明，有助于激發員工積極性，減少人才流失，同時保證了組織結構的.靈活性和適應性。

　　此外，合理的異動管理也有助于優化資源配置，提升團隊整體效能。

文件管理制度8

　　1、主題內容與適用范圍

　　本文件根據我廠產品的生產性質、生產類型和產品的復雜程度以及工種狀況,對常用的工藝文件規定了完整性。

　　本文件適用于變壓器新產品的生產。老產品的工藝整頓也參照執行。

　　2、引用標準

　　gb/t4863-93機械制造工藝基本術語

　　gb/t6583-1994質量保證術語

　　jb/t9167一1998工藝裝備設計管理導則

　　jb/t9165.1-1998工藝文件完整性

　　3、一般要求

　　3.1工藝文件是指導工人操作和用于生產、工藝管理的主要依據,要做到正確、完整、統一、清晰。

　　3.2本標準所規定的內容應在產品設計、試制、鑒定和生產的各個階段相應編制完成。

　　3.3產品的生產性質是指樣機試制、小批量試制和正式批量生產。樣機試制主要是驗證產品設計結構,對工藝文件不要求完整,可根據具體情況而定;小批試制主要是驗證工藝,所以小批量試制的工藝文件基本上應與正式批量生產的工藝文件相同。不同的是后者通過小批試制過程驗證后的修改補充,更加完善。

　　4、工藝文件種類

　　4.1產品結構工藝性審查記錄

　　記錄產品結構工藝性審查情況的一種工藝文件。

　　4.2工藝方案

　　根據產品設計要求、生產類型和企業的生產能力,提出工藝技術準備工作具體任務和措施的指導性文件。

　　4.3產品零(部〉件工藝路線表

　　產品全部零(部〉件(設計部門提出外購件的除外〉在生產過程所經過部門(科室、車間、小組和工種〉的工藝流程,供技術科、供應部使用。

　　4.4焊接工藝卡片

　　用于對復雜零(部〉件進行電、氣焊接。

　　4.5特殊工序操作指導卡

　　4.6典型零件工藝過程卡片

　　用于制造具有加工特性一致的一組零件。

　　4.7標準零件工藝過程卡片

　　用于制造標準相同、規格不同的標準零件。

　　4.8裝配工藝過程卡片。

　　4.9工藝守則

　　某一專業工種所通用的一種基本操作規程

　　4.10工序質量分析表

　　用于分析工序質量控制點的每個特征值-操作者、設備、工裝、材料、方法、環境等因素對質量的影響程度,以使質量處于良好的控制狀態的一種工藝文件。

　　4.11工序質量控制圖

　　用于對工序質量控制點按質量波動因素進行分析、控制的圖表。

　　4.12產品質量控制點目錄

　　填寫產品中所有質量控制點的零件圖號、名稱及控制點名稱等的一種工藝文件。

　　4.13外協件明細表

　　填寫產品中所有外協件的圖號、名稱和加工內容等的一種工藝文件。

　　4.14外購工具明細表

　　填寫產品在生產過程中所需的特殊外購刀具、量具等的名稱、規格與精度的一種工藝文件。

　　4.15專用工藝裝備明細表

　　填寫產品在生產過程中所需的全部專用工裝的編號、名稱等的.一種工藝文件。

　　4.16工位器具明細表

　　填寫產品在生產過程中所需的全部工位器具的編號、名稱等的一種工藝文件。

　　4.17專用工藝裝備圖樣及設計文件

　　專用工藝應具備完整的設計文件,包括專用工裝設計任務書、裝配圖、零件圖、零件明細表、使用說明書(簡單的專用工裝可在裝配圖中說明)。

　　4.18材料消耗工藝定額明細表

　　填寫產品每個零件在制造過程中所需消艷的各種材料的名稱、牌號、規格、重量等的一種工藝文件。

　　4.19材料消耗工藝定額匯總表

　　將'材料消耗工藝定額明細表'中的各種材料按單臺產品匯總填寫的一種工藝文件。

　　4.20工藝總結

　　新產品經過試制生產后,工藝人員對工藝準備階段的工作和工藝、工裝的使用情況進行記述,并提出處理意見的一種工藝文件。

　　4.21產品工藝文件目次產品所有工藝文件的清單。

　　4.22車間定置管理圖

　　在車間定置中,用于表明物品與場地關系的布置圖。

　　4.23產品制造工藝流程圖

　　是生產對象由投入到產出,經過一定順序排列的檢驗關系圖。

　　4.24產品檢驗流程圖。

　　4.25油漆工藝卡片。

　　4.26檢驗卡片。

　　根據產品標準、圖樣、技術要求和工藝規范,對產品及零件、部件的質量特性的檢測內容、要求、手段作出規定的指導性文件。

　　4.27工序質量控制點操作指導卡。

　　指導工序質量控制點上的工人生產操作的文件。

文件管理制度9

　　（一）總則

　　一、本管理制度旨在確保學校文件收發的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以學院名義發布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

　　三、文件收發要做到仔細、認真、及時、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯絡員在校團委領取的文件應根據校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。

　　4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規定時間內上交將按考核制度上的有關規定扣分。

　　5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

　　6、上交上來的`打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。

　　7、分團委所屬各部門可根據需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。

　　（三）、發文制度：

　　1、學院各類文件指在學校內部統一意見、發布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發放。

　　3、根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，并將文件按學院統一規定編號在發文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發送之前應加蓋學院相應的公章。

　　5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

　　注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

　　土木工程與建筑學院分團委辦公室

文件管理制度10

　　房地產文件管理制度旨在確保企業內部文件管理的有效性和合規性，涉及文件的創建、存儲、使用、更新和銷毀等環節，涵蓋從項目策劃到后期運營的全過程。

　　內容概述：

　　1、文件分類與編碼：制定統一的文件分類標準，如將文件分為項目規劃、設計、施工、銷售、物業管理等類別，并為每個類別分配唯一的編碼，便于檢索。

　　2、文件審批流程：明確各類文件的審批權限，規定文件的審批流程，確保文件的準確性和合法性。

　　3、文件存儲與保管：規定文件的物理存儲位置和電子存儲方式，設定備份頻率，防止文件丟失或損壞。

　　4、文件使用與借閱：設定文件的.使用規則，包括查閱權限、借閱流程和歸還期限，保證文件的安全性。

　　5、文件更新與修訂：建立文件更新機制，記錄每一次修訂，確保文件信息的時效性。

　　6、文件銷毀與存檔：規定文件的保存期限，到期后進行安全銷毀，重要文件則永久存檔。

文件管理制度11

　　本廠對二級維護、總成修理、整車修理的車輛實行維修前診斷檢驗、維修過程檢驗和竣工質量檢驗制度。質量檢驗人員具體負責制度的貫徹執行。

　　1.維修前診斷檢驗制度

　　1、在診斷檢驗前，質量檢驗員應主動告知車主出具《機動車維修記錄》。

　　2、根據汽車技術檔案的記錄資料和駕駛員反映的車輛使用技術狀況，質量檢驗員確定所需要的檢測項目。

　　3、質量檢驗員針對每一檢測項目實際進行檢測，并依據檢測結果和車輛實際技術狀況進行故障診斷，以確定附加作業項目（二級維護）或維護和修理方案。

　　4、質量檢驗員將所診斷的故障、維護和修理方案、維修項目等填寫《機動車維修記錄》，并根據檢驗情況填寫《車輛進廠檢驗單》，并告知托修方，由拖修方簽字確認。

　　5、調度人員將維修作業單下派車間，車輛進入作業車間。

　　2.汽車維修過程檢驗制度

　　1、過程檢驗實行自檢、互檢和專職檢驗相結合的"三檢"制度。

　　2、檢驗內容為汽車或總成解體、清洗過程中的檢驗，主要零部件的`檢驗，各總成組裝、調試檢驗。

　　3、各檢驗人員根據分工，嚴格依據檢驗標準、檢驗方法認真檢驗，做好檢驗記錄并填寫《車輛維修過程檢驗單》。

　　4、經檢驗不合格的作業項目，需重新作業，不得進入下一道工序。

　　5、對于影響安全行車的零部件，一定要嚴格控制使用標準，對不符要求的零部件應予以維修或更換，及時通知前臺，并協助前臺向車主做好解釋工作。

　　6、對于新購總成件，必須依據標準檢驗，杜絕假冒偽劣配件裝入總成或車輛。

　　7、車輛維修完工，維修人員自檢合格后，做好車輛清潔工作，并將車輛停放在竣工區域，通知總檢進行竣工質量檢驗。

　　3.汽車維修竣工質量檢驗制度

　　1、汽車維修竣工質量檢驗由總檢負責。

　　2、汽車維修竣工質量檢驗內容為整車檢查、檢測、路試、檢測路試后的再檢測及車輛驗收。

　　3、修竣車輛竣工質量檢驗嚴格依據《汽車維護、檢測、診斷技術規范》（GB/T18344-20xx）要求進行。首先進行整車外觀和底盤檢查，檢查合格后進行路試，對于路試中所發生的不正常現象，要認真復查。路試合格后重新進行底盤檢查，確保各項技術性能合格后，將有關內容記入《車輛維修竣工檢驗單》和《機動車維修記錄》。

　　4、如是營運車輛，由總檢告知送檢員將車輛送往汽車綜合性能檢測站進行竣工質量檢測。檢測合格后，將車輛交付托修方。

文件管理制度12

　　辦公室文件管理制度是企業日常運營的重要組成部分，旨在確保信息的有效管理、安全存儲和順暢流通。這一制度能夠幫助我們規范工作流程，提高工作效率，防止信息丟失或泄露，同時也有助于保持辦公環境整潔有序。

　　內容概述：

　　1. 文件分類與編碼：明確各類文件的分類標準，如行政、財務、項目等，以及相應的編碼規則，便于快速檢索和歸檔。

　　2. 文件制作與審批：規定文件的起草、審核、批準和簽發流程，確保文件內容的'準確性和合規性。

　　3. 文件存儲與保管：設定紙質文件的存放位置和電子文件的存儲路徑，制定備份策略，確保文件的安全。

　　4. 文件借閱與傳遞：規定文件的借閱流程，防止未經授權的訪問，同時確保文件在各部門間有效傳遞。

　　5. 文件銷毀與保留：明確文件的保存期限，對過期無用文件進行安全銷毀，同時遵守相關法律法規要求的文件保留期限。

　　6. 文件權限管理：設定不同級別員工對文件的訪問權限，保護敏感信息。

　　7. 文件審計與檢查：定期進行文件管理的內部審計，確保制度的執行情況。

文件管理制度13

　　1.目的

　　及時糾正在服務過程中產生的不合格,防止不合格服務的再發生,識別潛在的不合格原因,防止潛在不合格服務的產生,實現持續改進,為顧客提供更優質的服務。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有糾正預防措施活動的實施。

　　3.職責

　　3.1管理者代表負責監督、協調改進、糾正和預防措施的實施。

　　3.2質主管負責在公司質量體系(活動)出現或存在潛在的質量問題時發出相應的通知,并跟進驗證實施效果。

　　3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。

　　3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因,制定糾正措施。

　　3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。

　　4.方法和過程控制

　　4.1糾正措施

　　4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析,確定不合格原因,采取糾正措施予以改善,消除不合格并防止其再次發生。

　　4.1.2對以下信息采用統計技術或試驗的方法進行識別,對不合格項進行確定。

　　a.顧客的投訴(建議)

　　b.緊急事件及重大質量事故

　　c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議

　　d.對分承包服務的評估

　　e.顧客滿意度調查的輸出

　　f.內、外審報告

　　g.管理評審的各項輸出

　　h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況

　　4.1.3對于情況f,審核小組按《內部質量審核程序》的要求執行。

　　4.1.4對于情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,交責任部門通知分承包方,要求分承包方對原因進行分析,提出糾正措施反饋;品質主管對其措施審核后由責任部門跟進落實情況,相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄,并簽名確認,該表品質主管和責任部門各存一份。

　　4.1.5對于情況g,由管理者代表負責監督執行。

　　4.1.6對于其他不合格,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》,對不合格事實進行描述后發往責任部門,責任部門對不合格事實進行確認后填寫'原因分析'項目,制定糾正措施并實施,品質主管負責對糾正措施進行評估并跟蹤驗證實施效果,表格品質主管和責任部門各留存一份。

　　4.1.7對日常工作中出現的不合格,按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進行處理。

　　4.1.8因質量體系或服務規范引起的.不合格,由品質主管組織相關人員進行論證,提出修改意見,呈交總經理或管理者代表審批后修改下發,并保存與此有關的文件和記錄。

　　4.1.9因員工素質引起的不合格,由人事行政主管會同責任部門主管采取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施,總經理負責監督實施。

　　4.1.10因服務設備或設施引起的不合格,采取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等,由總經理負責監督實施。

　　4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格,由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論,對質量問題進行綜合分析,指定措施并組織實施,并總經理負責監督。

　　4.2預防措施

　　4.2.1對公司所有活動中潛在的不合格進行識別,分析其原因并采取相應預防措施,以防止不合格的發生。

　　4.2.2對以下信息進行分析,識別潛在不合格

　　a.日常工作中反映出來的問題

　　b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議

　　c.顧客滿意度調查結果

　　d.以往管理評審的情況

　　e.以往預防和糾正措施的實施情況

　　f.內、外審結果

　　4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格,并根據其影響制定預防措施。

　　4.2.4各部門未能識別的潛在不合格,根據潛在問題的影響程度,由品質主管召集相關部門講明原因,制定預防措施,同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄,責任部門分析原因后制定預防措施并付諸實施,品質主管負責跟蹤并驗證實施效果,同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認,表格品質主管與責任部門各留存一份。

　　4.2.5品質主管負責對各部門所采取的預防措施、實施過程和結果予以記錄,整理后提交管理評審。

　　4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中,管理者代表負責配置必要的資源,協助分析原因和確定責任部門,并監督措施實施過程。

　　4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改,按《質量體系文件管理辦法》執行。

　　5.質量記錄和表格

　　jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》