秘書公文寫作數字使用規范

秘書公文寫作數字使用規范

　　秘書公文寫作數字應該如何使用，使用的規范是怎么樣的呢？下面小編為大家介紹秘書公文寫作數字使用規范，希望能幫到大家！

　　秘書公文寫作數字使用規范

　　總的原則

　　凡是可以使用阿拉伯數字而且又很得體的地方，特別是當所表示的數目比較精確時，均應使用阿拉伯數字。遇特殊情形，可以靈活變通，但應力求保持相對統一。

　　要求使用阿拉伯數字的情況

　　(一)公歷世紀、年代、年、月、日和時刻均使用阿拉伯數字。年份要寫全數，不能簡化、省略。例如：公元前18世紀;20世紀80年代;2015年12月31日;13時40分50秒;2016年。注意：公文中的成文日期須用阿拉伯數字。

　　(二)計數與計量和統計表中的數值。如正負整數、分數、小數、百分比、比例等必須使用阿拉伯數字。例如：20;-25;1/15;1.26;12%;2：4。

　　(三)代號、代碼和序號。部隊番號、文件編號、證件號碼和其他序號均應用阿拉伯數字。例如：中國電信〔2010〕7號文件;37/38次特別快車;期刊號CNll一1000/D;郵發代號37—1;HP-5100型打印機。

　　(四)引文標注中版次、卷次、頁碼、除古籍應與所據版本一致外，一般均應使用阿拉伯數字。例如：人民出版社2006年8月第1版，第101頁。

　　要求使用漢字的情況

　　(一)公文中作為定型的詞、詞組、慣例語、縮略語、具有修辭色彩的詞語中作為詞素須使用漢字。例如：一律;一方面;十滴水;四氧化三鐵;第四季度。

　　(二)概數和約數

　　1.鄰近的兩個數字，并列連用表示概數時，應使用漢字，并且兩個數字之間不能用頓號隔開。例如：三四天;五六米;七八十歲。

　　2.帶有“幾”字的數字表示約數，必須使用漢字。例如：十幾天;幾十年;一百幾十次。

　　(三)整數一至十，如果不是出現在具有統計意義的一組數字中，也可以用漢字，但要注意照顧到上下文的統一。例如：一個人;四本書;八個百分點。

　　(四)含有月日，簡稱表示事件、節日和其他意義的詞組須使用漢字。例如：七七事變;五一國際勞動節;“三農”問題;十八大。

　　(五)星期幾一律用漢字。

　　可以靈活變通掌握使用的情況

　　(一)用“多、余、左右、上下、約”等字表示的約數一般使用漢字。但如果公文中出現一組具有統計和比較意義的數字，其中既有精確數字，也有約數時，為保持公文局部體例上的統一，其約數也可以使用阿拉伯數字。

　　例：省金融學會召開課題調研交流會7次，共收到課題調研文章800余篇，其中有200多篇獲獎。

　　(二)標題涉及數字時，可以根據版面實際需要，靈活使用阿拉伯數字和漢字數字。

　　其他需要注意的問題

　　(一)尾數有多個零的整數值的寫法，可改寫為以萬、億作單位。例如：345000000可寫成34500萬或3.45億，但不能寫成3億4千5百萬。

　　(二)用阿拉伯數字書寫的數值不能斷開移行。

　　(三)用阿拉伯數字表示數值的范圍時，使用連接號“—”或波浪式連接號“～”。

　　(四)公文中的結構層次序數，要段落分明，前后一致。要求第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1)”，第五層為“①”。

　　(五)星期幾一律用漢字。

　　提升辦公室秘書公文寫作能力的途徑

　　第一步接受擬稿任務

　　這是公文寫作的起點。在這一步中必須明確幾個問題，領導交待任務的實質是什么？公文行文的目的何在？行文要求如何？公文重點放在哪里？這一步的關鍵是要善于揣摩領導的意圖。因為公文寫作是一種提令性寫作，只要把領導的意圖吃透并充分表達出來，材料就是基本成功的。揣摩領導意圖的方法是聽、記、消化。聽就是在接受任務時集中精力聽領導講意圖；記就是把領導講的東西盡可能原原本本地記下來，以備寫作時查閱；消化就是在聽和記的基礎上，充分理解領導提出的問題和觀點。既要站在全局上去理解，因為領導交付的任務不可能講得很細致、很全面，大都是要點式的；又要參照領導平時的一貫思想去理解，一般情況下，領導提出的問題都是經過長時間的實踐和思考得出的結論。

　　第二步廣泛收集材料

　　這是公文寫作的根據，沒有材料就好比“巧婦難為無米之炊”，公文寫作更是無從下筆。收集材料一是必須考慮表達主題的要求，圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質特征的資料。二是明確收集材料的途徑和方法。可以從現有的資料中收集，如單位基本情況、重點工作任務等，以了解有關情況；也可以深入工作的第一線，收集第一手“活”資料，以便反映工作中的動態信息；還可以從國家的政策法規中收集，為擬寫公文尋找更多的權威性依據。

　　第三步擬定寫作方案

　　這是公文寫作成功與否的關鍵，旨在確定一篇公文的主題思想、表達次序、各部門內容之間的銜接配合關系。

　　主題思想的確定是以“解決什么問題”作為主線拓展思路，以“傳遞什么信息”作為主線提煉主題，以“受眾需求心理”作為導向確立主題。具體來講包含五個方面：一是領導應該講什么？二是文件起草部門希望領導講什么？即有關部門對于這項工作希望通過領導講話傳遞出的工作信號。三是受眾希望聽到什么？受眾對領導的講話往往都有具體期盼，或是答疑解惑，或是肯定表揚，或是明確思路等。四是領導本人希望講什么？每位領導講話都有一貫的思路、風格及近期關注的重點、強調的要點等。五是上級希望領導講什么？每項工作都應照上級領導機關的部署和要求開展，講話中需要科學地傳遞上級的要求。

　　表達次序是公文寫作布局合理性的重要體現：一是善于提綱挈領，按照公文主題搭建提綱，擬定框架，反復基本布局結構的合理性。二是善于歸納整合，在把握公文整體結構的基礎上，按照訴求重要性科學合理劃分文章層級，使受從能通過標題基本判斷行文邏輯。

　　各部門內容之間的銜接配合關系通過素材的平衡、恰當的轉折和流暢的過渡來實現，確保各個層級緊密銜接，減少文章的突兀感和生硬感。

　　第四步正式起草文稿

　　這是公文寫作的核心。在起草文稿過程中要把握以下幾個環節：

　　深度加工。把篩選所得的過加工處理，初步構建公文文本，對照公文提綱和框架結構，通過對信息模塊的合并歸類和填充，實現公文“由骨到肉”的質變。

　　注重事例。公文寫作要依事而論，在寫作技巧上可借用“以事實說話”的筆法。如果全篇沒有涉及實情的“干貨”，那整篇文章就會淪為大話、空話、套話的堆砌，導致讀者無趣、聽者鬧心。寫材料既要仰望天空，更要腳踏實地，如總結性公文可以通過大量事例的直接引入增強文章說服力。這里要格外關注事例的典型性和真實性，不當的事例引用常常會造成適得其反的效果。

　　善用數字。恰當選取各種數據能夠增強公文的信息含量和說服務。對數字的選用要注意兩點：一是數據的權威性，要使用權威部門發布的數據，非正式渠道搜集的數據要經過權威機構核實方能使用；二是數據的準確性，重要數據要以專業部門統計口徑為準。

　　做好會商。當公文內容涉及其他部門職僅范圍時，應當主動協商，取得一致意見后才能對外行文；如有分歧，應加強協調直至取得共識，以防政出多門。

　　強調升華。一般的材料只求四平八穩，優秀材料需要推陳出新、彰顯特色。要實現從“一般”到“優秀”的飛躍，從“有形無神”到“形神兼備”，一要于常規處尋亮點，有效提煉出本單位工作的亮點和突出成就，以實實在在的內容震撼人心；二要于淺顯處見真知，發散思維、升華思想、小中見大，把真知灼見融入到材料中；三要于文字處求新穎，在遣詞造句上下功夫，注重語言的生動性和可讀性，如通過恰當使用排比對仗等句式增強文章的氣勢和韻律，或借用一些約定俗成的古典語言增強公文的典雅和美感。

　　秘書公文寫作：會議紀要寫作攻略

　　一、會議紀要的結構與寫法

　　（一）版頭

　　日常工作會議、辦公會議的紀要一般都有固定的版頭。如：

　　工程會議紀要

　　第x期

　　北京市城鄉建設委員會辦公20xx年x月x月

　　用專門版頭的會議紀要，只標注“第x期”，如果會議紀要用報告的形式上報或用通知的形式印發，則用公文版頭，編公文文號。用專門版頭的會議紀要，成文日期在版頭的右下角。其余會議紀要的成文日期放在會議紀要的標題下方居中并加圓括號或放在正文之后，以會議通過日期或領導人簽發日期為準。

　　（二）標題

　　會議紀要的標題有單標題和雙標題兩種形式。

　　1、單標題：由“會議名稱+文種”或“主要內容（事由）+文種”組成，構成。前者如：縣委常委會議紀要、縣委書記（縣長）辦公會議紀要、局長辦公會議紀要、全國農村工作會議紀要、xx鄉教育工作會議紀要等；后者如《關于解決糧食購銷體制改革后遺留問題的會議紀要》等。

　　2、雙標題：由“正標題+副標題”構成。正標題揭示會議主旨，副標題標示會議名稱和文種。如：

　　探討新時期文學的發展

　　——中國當代文學研究會第一次學術討論會紀要

　　（三）正文

　　會議紀要的正文大多由導言和主體構成。具體寫法依會議內容和類型而定。

　　1、導言。主要用于概述會議基本情況。其內容一般包括會議名稱、會期、會址、參加人員、主持人、主要議題、會議議程等。具體寫法常見的有兩種：

　　第一種：平列式。將會議的時間、地點，參加人員和主持人、會議議程等基本情況采用分條列出的寫法。這種寫法多見于辦公會議紀要，如實例1。

　　第二種：魚貫式。將會議的基本情況作為一段概述，使人看后對會議有個輪廓了解，要寫得簡明、概括，如范例1。

　　慣用過渡語“會議紀要如下”、“會議確定了如下事項”、“這次會議著重討論了以下x個問題”等。

　　2、主體。這是會議紀要的核心部分，會議的主要精神、會議議定的事項、會

　　議上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等等，都在這一部分予以表達。由于這部分內容復雜，多數情況下都需要分條分項撰寫。不分條的，也多用“會議認為”、“會議指出”、“會議提出”等慣用語作為各層意思的開頭語，以體現內容的層次感。主體的常見寫法有三種：

　　（1）條文式。就是按所研究問題的順序排列，逐個說明會議研究了什么問題以及對這個問題所作出的決定。其好處是使會議所解決的問題突出、措施明確、便于執行。辦公會議紀要、工作會議紀要多用這種寫法。

　　（2）綜述式。就是將會議所討論、研究的問題綜合歸納成若干部分，每個部分談一個方面的內容。有的還根據會議的主要議題，分別冠以小標題，以使眉目更加清楚。較復雜的工作會議、經驗交流會議、座談會、研討會的會議紀要多用這種寫法。

　　（3）摘記式。就是按會議發言順序排列，將與會人員的發言的主要觀點、意見整理出來。一般在記錄發言人首次發言時，在其姓名后用括號注明發言人所在單位和職務。為了便于把握發言內容，有時根據會議議題，在發言人前面冠以小標題，在小標題下寫發言人的名字。這種寫法多用于學術討論會和人數不多的小型座談會等，其優點是能如實反映會上討論情況和每個人的不同觀點。

　　3、結語。一般性會議紀要可不寫結語，重要的工作會議和討論會、座談會紀要的結語，多數寫一段對會議的評價，強調會議所討論工作的意義，提出希望、號召、要求等。

　　結語有三種寫法：

　　（1）以會議名義向本地區、本系統發出號召，要求廣大干部群眾認真貫徹會議精神。

　　（2）強調貫徹落實會議精神的突出問題，指出應注意的事項。

　　（3）對會議作簡要評價，提出希望、要求。

　　結語處還可以對會議的情況作一些補充說明，如：

　　會議在廣泛研討主題的同時，還就工商行政管理部門如何立足職能支持搞活搞好國有大中型企業，促進建立現代企業制度；培育和發展市場體系；發展個體私營經濟等方面工作進行了書面經驗交流。

　　二、會議紀要寫作中應注意的問題

　　1、概括要真實。會議紀要要忠實于會議的實際內容，不能隨主觀意圖增減或更改會議的內容，或借題發揮、添枝加葉，而必須做到真實準確地表達會議內容。

　　2、重點要突出。一次會議有時要涉及到很多問題，寫會議紀要時要抓住會議明確和解決的主要問題，切不可面面俱到而使中心不突出。

　　3、意見要統一。會議對具體問題的討論必然意見紛繁，想法多種多樣，不能把這些意見都納入會議紀要之中，而要根據會議的中心目的，以大會的總結報告為依據，認真分析各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數人的一致意見。同時也要吸收少數人的正確意見。對于有分歧的意見，除學術性會議紀要外，一般不要寫入工作會議性質的會議紀要中。

　　4、條理要清楚。就是要對會議討論的意見要分類、分層、分序，使人感到問題明顯、條理清晰。

　　5、準備要充分。就是要認真做好會議記錄，詳盡占有材料，并且要認真研究會議的精神，以便對材料正確取舍，合理刪減。

　　6、寫作要及時。會議紀要的寫作要快速及時，否則給人“時過境遷”之感，影響公文效果。

　　三、會議紀要與會議記錄的異同

　　會議紀要與會議記錄都是會議文書，都具有很強的紀實性。

　　二者的主要區別是：

　　1、對象不同。會議紀錄一般是有會必錄，凡屬正式會議都要作記錄，作為內部資料，用于存檔備查以及進一步研究問題和檢查總結工作的依據。會議紀要主要記述重要會議情況，只有當需要向上級匯報或向下級傳達會議精神時，才有必要將會議記錄整理成會議紀要。

　　2、寫法不同。會議記錄作為客觀紀實材料，無選擇性、提要性，要求原原本本地記錄原文原意，且必須隨著會議進程進行，越詳細越好。會議紀要則有選擇性、提要性，不一定要包容會議的所有內容，而且必須在會議結束后，在會議紀錄的基礎上加工整理而成，它集中反映了會議的精神實質，具有高度的概括性和鮮明的政策性。

　　3、作用不同。會議記錄不具備指導工作的作用，一般不向上級報送，也不向下級分發，只作為資料和憑證保存。會議紀要經過上級機關審批，就可以作為正式文件印發，有的還直接在報刊上發表，讓有關單位貫徹執行，因此它對工作有指導作用。

　　4、性質不同。會議記錄是會議情況的記錄，只是原始材料，不是正式公文，一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀要則是正式的公文文種，通常要在一定范圍內傳達或傳閱，要求貫徹執行。

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