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機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度（通用8篇）
你們知道關(guān)于機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度有什么內(nèi)容嗎?下面是應屆畢業(yè)生小編為大家收集整理出來的有關(guān)于機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度，歡迎閱讀!
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 1
一、檔案立卷歸檔制度
1、立卷原則：文書檔案實行以卷為單位裝訂(即案卷級整理方法)的原則，其他會計、聲像按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2、立卷歸檔范圍和文書檔案保管期限：按照我委編制并經(jīng)縣檔案局審批同意的《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》執(zhí)行。
3、立卷歸檔時間：
⑴機關(guān)文書檔案應堅持做好平時收集，把已處理完畢的文件按流水號收集齊全，于第二年初進行整理、歸檔，六月底前完成歸檔工作。
(2)機關(guān)會計檔案在年終立卷后由財務部門暫時保存一年，第二年六月底前移交綜合檔案室。
(3)聲像檔案在每項活動結(jié)束后，及時交綜合檔案室歸檔。
(4)其他門類和載體的檔案應按有關(guān)規(guī)定向綜合檔案室移交歸檔。
4、文件整理歸檔要求：
按照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》的要求，遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件間的聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。
⑴不同年度的文件一般不得放在一起歸檔;但跨年度的請示與批復，放在復文年歸檔;沒有復文的，放在請示年歸檔;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年歸檔;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年歸檔;跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔;非訴訟案件放在結(jié)案年歸檔;其他文件材料的歸檔按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
⑵文件材料應區(qū)別不同情況進行排列。一個問題的請示、報告、批復應依序排列在一起(批復在前、請示在后，正件在前、附件在后)，印件在前、定稿在后;轉(zhuǎn)發(fā)件在前、原件在后;其他文件材料依照有關(guān)規(guī)定及其形成規(guī)律或特點進行排列。
(3)文件材料的排列，應按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。文件材料整理后裝盒的排列自上而下，自左向右。排列方法應結(jié)合本機關(guān)的具體情況，歷年來的歸檔排列要統(tǒng)一，前后一致。
(4)文件材料整理歸檔目錄應區(qū)別不同保管期限，分年度編制歸檔目錄，在一個全宗內(nèi)，歸檔目錄號不得重復。
二、檔案保管制度
1、綜合檔案室做到辦公、閱檔、庫房三分開。
2、配置足夠的檔案柜以及相關(guān)設備。
3、檔案室門窗要牢固，嚴格做到防盜、防光、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防火、防高溫。檔案庫房做到專人負責、專人管理。庫房內(nèi)不得堆放雜物。
4、經(jīng)常檢查檔案存放的情況，發(fā)現(xiàn)破損或霉變的檔案，檔案人員要認真采取措施，及時進行修補或復制。
5、庫房內(nèi)的檔案柜應排列有序、統(tǒng)一編號，做到整齊劃一。
6、根據(jù)檔案工作需要配置溫濕度計、復印機、掃描儀、電腦、收錄機、去濕機、吸塵器、空調(diào)設備、照相機和電子計算機等設備。
7、機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化，納入本單位辦公自動化系統(tǒng)同步發(fā)展，逐步實現(xiàn)檔案管理的科學化、現(xiàn)代化，提高檔案管理水平和服務效率。
三、檔案保密制度
1、建立健全檔案保密組織，做到領(lǐng)導落實、組織落實、人員落實。
2、檔案人員要認真學習有關(guān)保密工作指示、決定，嚴格遵守保密紀律和保密制度。
3、檔案人員應根據(jù)國家和秘密及其密級具體范圍的規(guī)定劃分秘密、機密、絕密等，嚴格按密級管理辦法進行管理。
4、檔案一般不外借，確因工作需要借用的，須經(jīng)局領(lǐng)導同意。外單位人員來查閱檔案的，須持有單位介紹信方可接待。
5、秘密以上檔案，只限在檔案室內(nèi)查閱，不得外借，不得復制。確因工作需要的，須經(jīng)局領(lǐng)導批準可摘抄有關(guān)章節(jié)，用完后及時交檔案人員處理。
6、檔案人員應對保密檔案作定期檢查，如發(fā)現(xiàn)丟失應及時報告并查明去向，杜絕一切可能危害檔案安全和泄密事件發(fā)生。
四、檔案利用制度
為開發(fā)利用檔案信息資源，切實有效地為機關(guān)各項工作服務，檔案人員必須熟悉檔案室所藏檔案情況，主動了解機關(guān)各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。
一、利用范圍：
1、檔案室所藏的文書檔案、會計檔案、聲像檔案、其他門類和載體的檔案。
2、檔案室利用檔案資源收集和編制的全引目錄、發(fā)文匯編、組織沿革、大事記等。
二、利用方法：
1、凡利用者都應按有關(guān)規(guī)定辦理利用手續(xù)，查閱檔案時，在閱檔室閱覽，不允許在案卷上圈劃、批注、涂改、剪裁或拆散檔案。
2、凡經(jīng)批準查閱的檔案，如需摘抄、復制的，須經(jīng)檔案人員審核同意，秘密以上檔案需作必要摘錄的，須經(jīng)局領(lǐng)導批準，用完后及時交檔案人員處理。
3、檔案人員應做好檔案利用反饋工作。在向利用者提供利用的同時，做好《檔案查借閱登記》，并附一張《檔案利用效果登記表》，利用工作結(jié)束后，由利用者填寫，及時交檔案室查存。
三、檔案交接制度
一、各科室對國家規(guī)定的應立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向綜合檔案室移交，集中管理，任何人不得據(jù)為己有。各科室負責人必須在檔案備考表內(nèi)簽字，以示確認。
二、檔案人員要根據(jù)國家、省、州、縣關(guān)于檔案館接收檔案的范圍和年限規(guī)定，有計劃、有步驟地將永久、長期的檔案連同案卷目錄和有關(guān)材料，按時向縣檔案館移交。
三、凡屬進館的.檔案，均應按要求進行收集、整理、鑒定和驗收，對不同門類、載體的檔案，按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
四、進館檔案應辦理交接手續(xù)、交接雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應歸入機關(guān)全宗卷內(nèi)保存。
六、檔案人員崗位責任制
1、認真貫徹、執(zhí)行《檔案法》、《保密法》以及有關(guān)檔案工作的方針、政策和規(guī)定，不斷提高政治思想和業(yè)務工作水平。
2、熱愛檔案事業(yè)、熟悉檔案業(yè)務、制定有關(guān)檔案工作計劃和管理制度。
3、負責統(tǒng)一管理本機關(guān)的全部檔案，嚴格接收手續(xù)并把好質(zhì)量關(guān)，做好檔案的保管、利用工作。
4、認真貫徹《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)定》，實施科學管理，積極創(chuàng)造條件，升級達標。
5、加強基礎(chǔ)建設，熟悉本機關(guān)室藏檔案，編制組織沿革、大事記、年鑒、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等檢索工具和專題資料。
6、保密檔案的管理和利用，必須按照國家有關(guān)檔案、保密工作的法律、法規(guī)和方針政策的規(guī)定辦理，確保機關(guān)檔案的完整與安全。
7、按照檔案保管期限及鑒定工作的規(guī)定，定期鑒定檔案，及時做好檔案的存毀和向縣檔案館移交檔案的工作。
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 2
第一條為了進一步提高本機關(guān)檔案工作水平，逐步實現(xiàn)機關(guān)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和檔案管理有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本制度。
第二條機關(guān)檔案是指在各種會議、活動和機關(guān)日常工作中形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條機關(guān)的檔案工作必須嚴格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)，依據(jù)檔案管理有關(guān)原則、規(guī)定，實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。
第四條機關(guān)檔案工作的組織領(lǐng)導：
(一)機關(guān)的檔案工作由主管領(lǐng)導，檔案員具體負責，其業(yè)務工作接受上級檔案部門的指導與監(jiān)督。
(二)機關(guān)檔案確定一名領(lǐng)導分管檔案工作，檔案員負責本機關(guān)各有關(guān)資料的收集、整理、歸檔工作。
(三)辦公室應視情況酌情加大投入配備設施，運用計算機等現(xiàn)代化科技手段管理檔案，廣泛運用計算機檢索，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
(四)機關(guān)各辦工作形成的有關(guān)資料建檔工作，由辦公室牽頭，建立檔案工作網(wǎng)絡，確保機關(guān)檔案的完整和齊全。
第五條本機關(guān)檔案工作職責
(一)統(tǒng)一管理本機關(guān)的全宗檔案;
(二)對機關(guān)日常形成的文件、材料、聲像資料的收集、整理、立卷、歸檔工作;
(三)為檔案的利用提供服務;
(四)檔案的統(tǒng)計、保密和安全管理工作，定期向檔案館移交永久性的'檔案。
第六條檔案的保管期限的確定和立卷歸檔原則按照上級檔案管理部門的要求規(guī)范操作。
第七條各類材料的歸檔時間為：紙質(zhì)文件、電子文件在次年三月底前歸檔，其他材料檔案按其完成的時間歸檔。
第八條加強檔案的安全保護，健全防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設施，確保檔案完整。
紙質(zhì)材料檔案、聲像材料檔案等不同載體類型的檔案，應分別保管。
第九條檔案利用的原則：
(一)檔案人員嚴格遵守保密制度，保守機密。不隨意提供檔案或擴大利用范圍。
(二)本機關(guān)工作人員借閱、利用檔案，需辦理借閱登記手續(xù)。外單位因工作需要閱查檔案，須持單位介紹信，并經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意登記后，方可查閱。檔案一般不外借，特殊情況須經(jīng)辦公室主管領(lǐng)導批準。
(三)借閱的檔案資料必須妥善保管，并注意保密，不得轉(zhuǎn)借。各級各類人員查閱、利用檔案，對所查閱、借閱的檔案要嚴加愛護，嚴禁在案卷上圈劃、涂抹、折疊，更不得拆卷和撕毀。凡失密、損壞檔案者，將按檔案法和保密法等有關(guān)規(guī)定予以處理。
(四)檔案借閱用畢后要及時歸還。借閱時間一般不得超過15天;如繼續(xù)借閱，須另行辦理繼借手續(xù)。
第十條對借閱較重要的檔案，并已利用的，應及時做好利用效果的登記工作。
第十一條做好檔案的統(tǒng)計工作，每年立卷歸檔完畢后，進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表，按時報檔案行政管理部門。
第十二條根據(jù)保管期限的規(guī)定，應對本機關(guān)檔案定期進行鑒定。鑒定工作在機關(guān)主管檔案工作的負責人主持下，由上級有關(guān)部門組成鑒定小組，對已到期的檔案進行鑒定，提出保存或銷毀檔案。
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 3
一、檔案工作人員應嚴格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的平安與完整。
二、保密文件材料，檔案的密級劃分，變更和解密，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理。保密檔案及文件材料，要妥為保管，絕密檔案要單獨保管。
三、檔案庫房設施符合八防的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節(jié)假日應提前對庫房的平安保密設施進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
四、不該說的`國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問，不該看的國家秘密不看，不該記錄的國家秘密不記錄。
五、不準私自或在無保密保障的情況下復制、使用、存放、銷毀屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品作為廢品出售。
六、不準借閱秘密檔案資料，查閱秘密檔案或文件，應履行審批手續(xù)，并限于在保密室或檔案室內(nèi)閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容。
七、不準攜帶屬于國家秘密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、游覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經(jīng)保密部門審查批準，同時指定專人保管。
八、不準向家屬、子女、親友及其他不應該知悉者談論國家秘密。九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作、發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。
十、不準隱瞞泄密事件，對于造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，并視其情節(jié)依法追究責任。
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 4
一、檔案保管制度
1、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關(guān)制度和規(guī)定，確保其完整、系統(tǒng)和安全。
2、檔案按檔號排放，檔案柜編順序號，庫房內(nèi)懸掛相關(guān)檔案資料管理規(guī)章和制度。
3、借出的檔案須按時歸還，利用后的檔案應隨即放回原處。
4、不得竊取、出賣和涂改檔案，違者追究法律責任。
5、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
6、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
7、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料，須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責人批準，必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù)，注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復制涉密檔案材料的，須妥善保管，用后銷毀，如發(fā)生涉密問題，后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料，須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委托者，還須出具他人上述任一證件（含復印、傳真件）及委托查閱。
二、查閱重要的.或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職范圍外的重要檔案，須經(jīng)辦公室負責人批準；查閱珍貴檔案時，以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領(lǐng)導批準，并辦理外借手續(xù)（限5天內(nèi)歸還）；若續(xù)借，需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時，按學校有關(guān)規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者，有權(quán)給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導批準或辦公室授權(quán)，任何單位、個人無權(quán)公布檔案內(nèi)容。
檔案室人員
一、積極宣傳黨和國家關(guān)于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術(shù)，嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務；熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領(lǐng)導主持下，由校辦、檔案室及有關(guān)部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組，按照分工，個人初鑒、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值，準確把握歸檔范圍和保管權(quán)限，有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達到開放期，由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊（注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員）；銷毀時由3人執(zhí)行；事后在清冊上注明銷毀日期并簽字；清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關(guān)好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保養(yǎng)更新工作，使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災要迅速報告，并全力撲救。
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 5
一、檔案室是各類文書資料、業(yè)務檔案保存使用的場所，列為安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作；
二、檔案室是機密部位，非工作人員未經(jīng)批準，不得隨便進入室內(nèi)；
三、機密以上文件不準隨便摘抄、復印，防止泄密；
四、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、各類檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生；
五、檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作；六、室內(nèi)消防器材常年完好，性能良好有效；
七、嚴禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙；八、門窗堅固防盜，工作人員隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強看護，確保安全；檔案鑒定銷毀制度
一、檔案鑒定工作，就是甄別和鑒定檔案的價值，并根據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限，以便把需要長久保存的檔案，妥善地保存起來，準確地剔除無價值的檔案材料；
二、檔案鑒定組織形式：檔案鑒定銷毀工作，在駐地辦檔案鑒定領(lǐng)導小組領(lǐng)導下進行，小組成員由主管檔案工作的領(lǐng)導和有關(guān)職能部門負責人及檔案機構(gòu)人員三方面組成
三、根據(jù)上級檔案部門的指導性文件及駐地辦檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，對檔案進行鑒定，應堅持實事求是的原則，從實際發(fā)出，正確判定檔案價值；
四、進行檔案鑒定時，須由綜合檔案室和有關(guān)科室部門組成鑒定小組共同進行，采取直接鑒定的.方法，根據(jù)文件內(nèi)容逐卷、逐件、逐頁地進行審查鑒定，準確地進行分析，判定其價值；
五、檔案鑒定的標準、依據(jù)：文書檔案應按照本單位文書檔案保管期限表進行，其他專業(yè)檔案按照各專業(yè)檔案管理規(guī)定進行；
六、檔案的銷毀；檔案鑒定后，對沒有保存價值或保管期限已滿失去保存價值需要銷毀的檔案，都必須編制銷毀清冊，報請分管檔案的領(lǐng)導批準，由辦技術(shù)室和試驗室審查鑒銷；檔案銷毀時，要派兩個以上專人鑒銷，并在銷毀清冊上簽名加蓋駐地辦紅章；
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 6
一、檔案室是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案資料的重要場所，除經(jīng)單位領(lǐng)導批準外，非檔案管理科室或部門的工作人員不得入內(nèi)；
二、檔案室設專人負責管理，要求專職檔案管理員，并盡量保持人員固定；檔案室應采取有效的防護措施，保證檔案安全；
三、檔案進出檔案室，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收理入室，存檔檔案調(diào)出室內(nèi)外及日常的調(diào)閱、歸還，并確保檔案在搬動過程中的保護工作；
四、檔案室應設有防盜、防火、防潮、防曬、防塵、防鼠、防蟲、防磁等“八防”的設備和措施；磁介質(zhì)檔案應用防磁檔案柜存放；
五、檔案室內(nèi)應當安置溫濕度計，環(huán)境的溫濕度應相對穩(wěn)定，檔案室的'溫度應控制在14—24℃之間，相對濕度應控制在40—60%之間；六、檔案室內(nèi)應保持整潔、衛(wèi)生，不得堆放易燃易爆物品和與檔案無關(guān)的物品；
七、嚴禁在檔案室范圍內(nèi)吸煙；
八、每天下班前，應關(guān)閉檔案室門窗，切斷電源，確保檔案安全；九、定期打掃檔案室衛(wèi)生，保持檔案室與檔案的清潔；
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 7
一、檔案柜要規(guī)范排列，各種設備放置整齊、合理，檔案柜鑰匙統(tǒng)一編號，集中存放，不準隨便攜帶。
二、堅持半年一次清點，核對室藏檔案，登記清點結(jié)果，做到賬物相符。
三、做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防光、防霉、防有害氣體工作，正確使用電器，熟練操作各種設備，做到人走燈滅、機停;門窗及時關(guān)閉、上鎖。
四、保持庫內(nèi)清潔，嚴格存放有毒和易燃品。不準在庫內(nèi)吸煙和放置雜物、花草及可食物品。
五、按時做好庫內(nèi)溫濕度測試、記錄，通過控制與調(diào)節(jié)，使溫度力爭達到14-20℃，恒對濕度達45-60%的要求。
機關(guān)檔案室管理規(guī)章制度 8
一、檔案的建立
（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領(lǐng)導、上級有關(guān)部門領(lǐng)導全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)。
（二）全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。學校檔案按類以時間為續(xù)建立，教師的一般人事檔案、一般職務檔案和業(yè)務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆、按班分類建立。
二、檔案立卷歸檔
（一）凡是本單位在黨、政、工、團、基建、教學、財務活動中形成的具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。
（二）檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋、檔案卷的規(guī)格要符合上級有關(guān)部門統(tǒng)一要求。
（三）歸檔材料應統(tǒng)一使用規(guī)定紙裝訂。文字必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。
（四）卷宗必須注明保存期限，凡注明“短期”的一般以五年為限；注明“長期”的由學校根據(jù)實際需要決定保存期限。
（五）凡檔案資料收集范圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學校可根據(jù)需要自行決定是否保存。
三、檔案補充
（一）教職工任免、考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務，獲得學位、學銜，調(diào)資，入黨入團，獎懲等材料要及時收入個人檔案。
（二）外來文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導閱后即立卷歸檔。
（三）校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關(guān)材料分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案傳遞
（一）教職工因工作調(diào)動，需要轉(zhuǎn)遞檔案，必須按上級有關(guān)部門通知的'轉(zhuǎn)遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉(zhuǎn)遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經(jīng)學校主要領(lǐng)導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料，經(jīng)同意摘抄的材料須經(jīng)檔案管理人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
（二）校內(nèi)人員借閱業(yè)務性檔案，學生學籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。
（三）凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
六、檔案安全保密
（一）嚴守有關(guān)保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。
（二）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（三）檔案管理人員不得將無關(guān)人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等不得亂扔亂拋，應按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
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